Plan d'Organisation
Edmar International
3 problèmes, 3 solutions
Inclus dans les 6 200€
Phase 2 (devis séparé)
Notre positionnement
Calendrier Avril 2026
| Mission | S1 1 avr |
S2 7 avr |
S3 14 avr |
S4 21 avr DEADLINE 25/04 |
S5 28 avr |
S6 5 mai |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Audit CRM + Mapping champs | ||||||
| Configurer pipeline Zoho (tests) | ||||||
| Structurer Zoho Projects | ||||||
| Portail candidat → Zoho | ||||||
| Formation équipe (2 sessions) | ||||||
| GA4 + Pixel (si accès admin) | ||||||
| 🏖️ Aaron en vacances | ||||||
| Migration candidats (Calixte) | ||||||
| Stabilisation + bilan (Calixte) | ||||||
Échéancier paiement
NDA signé, acompte reçu
Mi-avril, migration terminée
Fin avril, tout livré
▼ Cliquer sur "Plan Complet" ci-dessus pour le détail de chaque section
Équipe actuelle (8 personnes)
Organigramme réel confirmé par Édouard le 1er avril 2026. Paris fermé, Genève en cours de fermeture administrative.
Bureaux
Monaco (siège) - 7 pers.
Édouard, Antoine, Carole, Justine, Béatrice, Kelly, Charlotte, Giuseppe. Boutique Avenue Princesse Grace (acquisition clients par passage).
Madrid - 1 pers.
Martha. Gestion des immeubles en développement (5 appartements, livrés mi-mai 2026).
Paris - FERMÉ
Bureau fermé. À retirer du site web.
Genève - EN FERMETURE
En cours de fermeture administrative. Tout gérable depuis Monaco.
Avant / Après
🔴 Aujourd'hui
- Airtable surchargé (56 bases, 30 templates vides, comptabilité incluse)
- Zoho One complet mais sous-exploité (Recruit en adoption, 0 candidat migré)
- Double saisie : candidats dans Airtable, clients/postes dans Zoho Recruit
- Agence Studio Julie 600€/mois, 0 lead (dernier mois = avril)
- Site web : 0 analytics, 0 pixel, 0 SEO, 0 meta descriptions
- Portail candidat fonctionnel mais non connecté à Zoho
- Newsletter Mailchimp existante (offres candidats) mais pas de version clients
- Pas de base emails segmentée
- Pas de KPIs suivis, pas de visibilité sur les métriques clés
- Budget marketing : 10-12K€/an
🟢 Proposé
- Zoho One exploité à plein (Recruit + Project + Campaigns + Books + Flow)
- 4 942 candidats migrés d'Airtable vers Zoho Recruit
- Zoho Project structuré (templates, tâches récurrentes, reporting auto)
- Dropbox → WorkDrive (inclus dans Zoho One)
- LinkedIn Édouard (personal branding, thought leadership)
- GA4 + Pixel installés, SEO candidats, schema.org
- Portail candidat optimisé et connecté à Zoho Recruit
- 2 newsletters : candidats (existante, améliorée) + clients (nouvelle)
- Base emails segmentée (candidats, clients, partenaires)
- Dashboard KPIs (placements, pipeline, satisfaction)
État Zoho actuel
Audit réalisé le 31 mars 2026 via l'API Zoho. L'équipe a commencé à basculer sur Zoho Recruit dès début mars.
👥 Équipe active sur Zoho
Beatrice BRAGHIN
Account Manager. Crée les fiches clients, contacts et postes. Utilisatrice principale.
ACTIVECarole MOREL
Recruteuse. Assignée aux postes Monaco. Gestion clients (Della Bella, Cohen).
ACTIVEJustine AUBERT
Recruteuse. Assignée aux postes Votinov, M/Y Leontine. Yacht + résidences.
ACTIVE📊 Modules Zoho actifs
✅ Déjà utilisé
- Zoho Recruit : 5+ postes ouverts (Nanny, Cuisinière, Dame de compagnie, Employée de maison)
- Clients : Della Bella, Votinov, Anderson, Lauro, M/Y Leontine, Family Office Slothouber
- Contacts : 5+ contacts avec emails et téléphones
- Zoho Project : utilisé partiellement (gestion propriétés)
- Zoho Books : intégré (facturation)
- Zoho Cliq : intégré avec Project (messagerie interne)
⚠️ Problèmes identifiés
- 0 candidat dans Zoho : les 4 942 candidats sont encore dans Airtable
- Double saisie : l'équipe gère les postes/clients dans Zoho mais cherche les candidats dans Airtable
- Pas de pipeline automatisé : les statuts candidats sont manuels
- Pas de Career Site : le portail candidat Zoho n'est pas activé
- Pas d'intégrations : pas de connexion site web, pas d'emails automatisés
🎯 Plan d'action Zoho
Migrer les 4 942 candidats d'Airtable vers Zoho Recruit
Script API automatisé. Mapping des 61 champs Airtable vers Zoho. Migration des pièces jointes (~21 000 fichiers).
Configurer le pipeline et les automations
Statuts candidats, workflows (relances, notifications), permissions par rôle, champs obligatoires.
Connecter le portail candidat à Zoho Recruit
Le portail existant (profils, CV, documents) est un atout. Le connecter à Zoho Recruit pour que chaque candidature arrive directement dans le CRM.
Structurer Zoho Project (résidences + yachts)
Templates par type de propriété, tâches récurrentes (maintenance), reporting propriétaires.
Former l'équipe et couper Airtable
2 sessions visio (Beatrice, Carole, Justine + reste de l'équipe). Période de double run 1 semaine, puis Airtable en lecture seule.
Audit Zoho Projects (données réelles)
Analyse en temps réel via l'API Zoho Projects, 31 mars 2026. Le Signature Management est le coeur opérationnel d'Edmar.
👥 Équipe opérationnelle identifiée
Édouard de Maillé
Owner de 16/17 projets. Supervise toutes les résidences. Gère directement M/Y Sofia 3 et les dossiers stratégiques.
DIRECTIONKelly Villalba
Owner M/Y Sofia 3. Gestion administrative, paiements, rapports mensuels, coordination staff.
OPS MANAGERCharlotte Ogier du Terrail
Inspections hebdo (Tour Odéon), suivi factures, coordination prestataires, courrier.
PROPERTY COORD.Giuseppe
Opérationnel terrain : véhicules, entretien, logistique, livraisons, poubelles, extincteurs.
LOGISTIQUEClaire
Réorganisation listes de tâches (Le Victoria), support opérationnel ponctuel.
SUPPORT📊 Analyse des 17 projets
| Propriété | Ouvertes | Fermées | Type | Exemples de tâches |
|---|---|---|---|---|
| Le Victoria | 551 | 712 | Résidence | Travaux, courrier, démolition, carrelage, syndic |
| Chalet Aliet | 95 | 144 | Chalet | Water shutdown, Cigna, rapport mensuel, inventaire, orchidées, piano |
| Les Boulingrins | 36 | 117 | Résidence | - |
| Tour Odéon 2204 | 26 | 182 | Appartement | Weekly car check, weekly apartment check, Venice booking, Nazaré |
| Villa della Robbia | 52 | 58 | Villa | - |
| Park Palace | 28 | 64 | Appartement | - |
| L'Exotique | 20 | 34 | Résidence | - |
| Le Columbia | 18 | 196 | Résidence | - |
| M/Y Sofia 3 | 6 | 1 | Yacht | Substance report, warranty, invoices, customs, St Tropez Lounge |
| EDMAR TO DO | 7 | 15 | Interne | Poubelles, extincteurs, changement pneus, réorganisation listes |
⚠️ Problèmes identifiés dans Zoho Projects
Ce qui ne va pas
- 98% des tâches sans priorité : tout est "None", impossible de trier l'urgent du non-urgent
- 49/50 tâches "Unassigned" sur Le Victoria : personne n'est responsable
- 0 milestone sur aucun projet : pas de jalons, pas de vue d'avancement global
- 0 tasklist : les tâches ne sont pas catégorisées (maintenance, admin, achats, staff...)
- Tâches récurrentes manuelles : "Sortir les poubelles" créé 5 fois manuellement au lieu d'une tâche récurrente
- Pas de reporting automatisé : "Monthly report" est une tâche, pas un vrai rapport
- Mélange FR/EN : tâches en français et anglais sans convention
- Tâches sans deadline : la plupart n'ont pas de date d'échéance
Ce qu'on propose
- Système de priorités : Urgent (rouge), Normal (bleu), Low (gris) sur chaque tâche
- Assignation systématique : chaque tâche a un owner, pas de "Unassigned"
- Milestones mensuels : "Mars 2026", "Avril 2026" pour suivre l'avancement
- Tasklists par catégorie : Maintenance, Administration, Achats, Staff, Véhicules, Urgences
- Tâches récurrentes Zoho : poubelles, car check, apartment check = automatiques
- Reporting mensuel automatisé : template PDF par propriété, envoyé au propriétaire
- Convention linguistique : anglais pour les clients internationaux, français pour l'interne
- Deadlines obligatoires : chaque tâche a une date, alerte 48h avant
🏗️ Template proposé par type de propriété
Résidence / Villa
Tasklists : Maintenance préventive, Staff management, Achats & fournitures, Administration & courrier, Véhicules, Propriétaire (demandes spécifiques)
TEMPLATEAppartement
Tasklists : Inspections hebdo, Maintenance, Prestataires, Comptabilité, Voyages & réservations
TEMPLATEYacht
Tasklists : Crew management, Port & customs, Maintenance technique, Assurances & compliance, Saisons & réservations
TEMPLATEChalet
Tasklists : Saisonnier (ouverture/fermeture), Maintenance, Staff résidence, Inventaire, Assurances (Cigna, etc.)
TEMPLATE🔄 Tâches récurrentes à automatiser
Hebdomadaire
Weekly apartment check (Charlotte), Weekly car check (Giuseppe), Collect mail (Charlotte + Giuseppe)
Mensuel
Monthly report par propriété (Kelly), Review receipts, Payment & accounting updates, Poubelles planning
Trimestriel
Vérification extincteurs, Bilan prestataires, Renouvellement contrats, Inventaire
Annuel
Renouvellement assurances (Cigna), Changement pneus saisonnier, Audit général par propriété, Révision budgets
Stack Outils
Ce qu'on garde, ce qu'on ajoute, ce qu'on supprime.
Zoho Recruit
CRM candidats + clients. Pipeline recrutement, matching, historique placements.
ON ACTIVEZoho Project
Gestion résidences/yachts. Tâches maintenance, calendrier, reporting propriétaires.
ON STRUCTUREOutlook + Calendrier
Email et planning partagé. Pas de changement nécessaire.
ON GARDEDropbox → Zoho WorkDrive
200GB actuels. Migration vers WorkDrive (inclus dans Zoho One, 5TB). Partie privée Antoine/Édouard préservée. Économie : 145€/mois (1 740€/an).
ON MIGRELinkedIn (organique)
Édouard + Antoine en thought leaders. 3 posts/semaine. Contenu expert UHNW.
NOUVEAUNewsletter (Mailchimp → Zoho Campaigns)
Existante (offres candidats). Enrichir + ajouter une version clients (placements, tendances). Migration vers Zoho Campaigns (inclus dans Zoho One).
ON AMÉLIORECollecte d'avis
QR code + landing page aux couleurs Edmar. Redirection Google/Trustpilot.
NOUVEAUZoho Bookings
Prise de RDV candidats et clients. Intégré au site et aux emails.
NOUVEAUAirtable
Migration complète vers Zoho Recruit. Désactiver après validation.
ON SUPPRIMEAgence Social Media
600€/mois pour 0 lead. Remplacée par marketing in-house.
ON COUPEBudget outils : 800€ + 600€ → ~500€/mois
Économie de ~900€/mois (10 800€/an) tout en ayant des outils plus performants et mieux intégrés.
Automatisation - Approche
On commence avec Zoho natif (inclus dans les 6 200€). Les automatisations avancées et intégrations cross-platform feront l'objet d'un devis séparé si nécessaire.
Plan A - Zoho natif (Flow + Workflows)
0€/mois - inclus dans votre abonnement Zoho
Ce que ça couvre :
- ✓ Recruit Workflows : nouveau candidat → email confirmation, relance auto à J+7, changement statut → notification recruteuse
- ✓ Recruit Blueprint : pipeline obligatoire, chaque étape validée avant la suivante (screening → entretien → shortlist → placement)
- ✓ Project Recurring Tasks : weekly check, monthly report, poubelles, car check = automatiques
- ✓ Zoho Flow : Recruit ↔ Project (placement → création tâches dans le projet client)
- ✓ Zoho Flow : Recruit → Books (placement signé → facture automatique)
Limite : ne connecte que les apps Zoho entre elles. Pas de lien avec WordPress, WhatsApp ou email externe.
Plan B - Zoho + Make (cross-platform)
~15€/mois
Tout le Plan A, plus :
- + Candidature WordPress → Zoho Recruit (remplacement du plugin Jobs Board)
- + Notification WhatsApp / email quand un candidat prioritaire arrive
- + Newsletter mensuelle auto via Brevo (candidats disponibles, tendances marché)
- + Reporting mensuel PDF par propriété → email au propriétaire
- + Google Calendar sync (entretiens candidats → agenda recruteuse)
Avantage : interface visuelle drag-and-drop, pas besoin de coder. 10 000 opérations/mois incluses.
Plan C - Zoho + Make + Outils sur mesure ANA
~15€/mois + dev custom
Tout le Plan B, plus :
- + Dashboard KPIs temps réel (placements, pipeline, satisfaction, budget résidences)
- + Portail client privé (propriétaire suit ses tâches, dépenses, documents en ligne)
- + Matching candidat intelligent (scoring auto basé sur les critères du poste)
- + Chatbot site web (qualification candidats 24/7, création fiche auto dans Zoho)
- + App mobile terrain (checklist, photos, validation tâches pour Giuseppe et Charlotte)
Tarifs : voir section "Outils Sur-Mesure" dans la proposition (500 à 4 000€ par outil).
Notre approche
Plan A maintenant (0€, inclus dans le setup). On exploite tout ce que Zoho One offre déjà. Les plans B et C sont des options futures, sur devis séparé, uniquement si le besoin se confirme après la mise en place du Plan A.
Pipeline Recrutement
De la candidature au placement, en 7 étapes tracées dans Zoho Recruit.
Sourcing
LinkedIn, réseau, candidatures site, bouche-à-oreille secteur, salons (ILTM, Monaco Yacht Show)
Screening initial
Talent Coordinator, call 15 min. Vérification critères de base (langues, mobilité, expérience, disponibilité)
Entretien approfondi
Senior Consultant. Compétences techniques + soft skills + vérification références (3 minimum)
Profil validé → base active
Entrée dans Zoho Recruit avec tags : spécialité, langues, mobilité, salaire, disponibilité, score interne
Matching avec poste ouvert
Filtrage multi-critères. Présentation client : dossier candidat structuré (CV anonymisé + profil Edmar)
Entretien client → sélection
Feedback structuré, ajustements, négociation conditions. Contrat tripartite (Edmar, client, candidat)
Placement + suivi
Période d'essai 2 mois (1 mois si saisonnier 3-6 mois, 2 semaines si <3 mois). Suivi consultant dédié, point mensuel
Onboarding Client UHNW
Premier contact
Referral, salon, site web. Call découverte avec Édouard ou Antoine personnellement
NDA + brief détaillé
Résidences, staff existant, attentes, budget, timing, préférences culturelles et linguistiques
Fiche client Zoho + consultant dédié
Un seul interlocuteur attribué. Création du dossier complet dans le CRM
Proposition de service + contrat-cadre
Recrutement et/ou management. Tarification claire, engagements de délai (placement < 10 jours)
Point mensuel (tous les mois, pas trimestriel)
Rapport + satisfaction. Demande systématique de referral. Quand client pas content, il le dit tout de suite
Gestion Résidences & Yachts
Audit initial
Inventaire complet, état des lieux, prestataires existants, staff en place, budget courant
Plan de gestion annuel
Calendrier maintenance préventive, budget prévisionnel, rotation staff, prestataires validés
Exécution (Zoho Project)
Tâches assignées, validation prestataires, suivi budget réel vs prévisionnel, photos
Reporting propriétaire
Mensuel : résumé opérations, dépenses, incidents. Annuel : bilan complet + recommandations
Astreinte 24/7
Rotation Property Manager + Ops Coordinator. Urgences traitées sous 4h
Cycle de Vente
Prospection
Réseau personnel, Cluster Yachting Monaco, salons (ILTM, MYS), referrals clients existants, LinkedIn
Qualification
Budget, timing, complexité, fit avec les services Edmar. Pas de prospect non qualifié en pipeline
Présentation sur mesure
Pas de deck générique. Chaque client UHNW est unique, la proposition l'est aussi
Négociation + signature
Contrat-cadre, conditions, tarification. Handover au consultant dédié
Delivery + suivi satisfaction + referral
Chaque client satisfait = 1 introduction demandée systématiquement. Le referral est le canal n°1
KPIs à suivre
Recrutement
Satisfaction client
Signature Management
Ce qu'on sait déjà
Confirmé par Édouard + Carole lors des appels du 27 mars et 2 avril 2026.
Vision & Priorités
- 🎯 Priorité 1 : Structuration interne (CRM, process, outils)
- 📣 Priorité 2 : Image externe + publicité payante (Ads)
- 👑 Ambition : devenir la référence du recrutement privé haut de gamme
- 💰 Package 6 200€ validé, en discussion avec Antoine pour la suite
Site web actuel
- ⚠️ 0 Google Analytics (aucun tracking visiteurs)
- ⚠️ 0 Meta Pixel (aucun retargeting possible)
- ⚠️ 0 JSON-LD / Schema.org (invisible pour les moteurs enrichis)
- ⚠️ Formulaire candidat sans upload CV
- ⚠️ Téléphone absent de la homepage
- 🔧 Prestataire actuel : Gorilla (Italie), 3-5h/an, pas de contrat formel
- 🔒 Accès admin WP : Édouard n'a PAS les accès complets, demande à Gorilla en cours
Marketing & Acquisition
- 📣 Agence Studio Julie, dernier mois = avril (pas de préavis)
- 📬 Newsletter Mailchimp mensuelle (offres candidats). Veut en ajouter une côté clients
- 💰 Budget marketing : 10-12K€/an
- 🤝 Acquisition clients : bouche à oreille + passage boutique Avenue Princesse Grace
- 👥 Acquisition candidats : Indeed, Yacht Spot, Nanny Job + réseau
- 📱 Antoine ne souhaite pas se publier (LinkedIn/vidéo). Édouard est plus ouvert
Métriques & Business
- ⏱️ Temps de placement : ~3 semaines à 1 mois
- ✅ Rétention : "la majeure partie reste"
- 📊 CA : ~50/50 recrutement / management (management en hausse depuis fin 2025)
- ❓ Placements/mois : à demander à Carole
- ❓ Clients récurrents : pas de visibilité actuelle
- 🏢 Zoho One complet (Recruit Staffing + Project + Books + Flow + Campaigns)
Nouvelles infos (call 2 avril avec Carole)
Recrutement (Carole)
- 🟢 Seuls les candidats verts (site web) sont acceptés désormais
- ⚠️ Filtres partagés Airtable : quand quelqu'un filtre, tout le monde le voit
- ❌ Champ "Applied To" cassé (ne se met plus automatiquement)
- 🔍 Pas de tracking placement (offre fermée = on sait pas si placé ou perdu)
- 📋 Données pas uniformisées (numéros, dates manquantes)
- 🤖 HireAR utilisé pour créer les CV anonymisés automatiquement
- 👭 Carole : 4 ans et demi sur Airtable, inquiète du changement, besoin d'accompagnement
Management (call Édouard)
- 👑 Antoine = idées + stratégie. Édouard = 80% opérationnel
- 🚀 Kelly = future CEO opérationnel
- ❌ Charlotte : départ confirmé (au retour au bureau, pas par Teams)
- 💰 Compta : fonctionne, on ne touche pas. Portail client = intéressé
- 📝 Période essai : 2 mois (<6 mois = 1 mois, <3 mois = 2 sem)
- 📅 Points clients : tous les mois (pas trimestriel)
- 🔒 29 mots de passe en clair dans Airtable, à sécuriser
Quick Wins Site Web
Actions classées par priorité. Toutes réalisables dans le cadre du setup.
Installer Google Analytics 4 + Meta Pixel
Indispensable avant toute dépense publicitaire. Tracking visiteurs, conversions, retargeting. 2h
Ajouter meta descriptions sur toutes les pages
0 meta description actuellement. Impact SEO direct. 2h
Ajouter JSON-LD (Organization, JobPosting)
Rich snippets Google pour les offres d'emploi et l'entreprise. Visibilité gratuite. 3h
Téléphone + WhatsApp visibles sur la homepage
Le téléphone n'apparaît nulle part sur la page d'accueil. Ajouter un CTA clair. 1h
Formulaire candidat avec upload CV
Le formulaire actuel ne permet pas de joindre un CV. Connecté à Zoho Recruit. 4h
Connecter portail candidat à Zoho Recruit
Remplacer la connexion Airtable par Zoho Recruit. Les candidats gardent leur portail avec profil, les données arrivent dans Zoho. 4h
Optimiser la vitesse (supprimer 50% des scripts)
40 scripts + 39 CSS chargés. Désactiver les plugins inutilisés, activer le cache LiteSpeed. 3h
Intégrer le nouveau logo + branding
Le rebranding récent n'est pas encore pleinement reflété sur toutes les pages. 2h
Sitemap + robots.txt (fixé)
Le sitemap XML actuel renvoie une erreur 404. À regénérer. 1h
Accès admin WordPress
- Accès demandé à Édouard, qui va contacter Gorilla (Italie). En attente.
- Les actions P1 et P3 nécessitent l'accès admin. Les P2 peuvent démarrer en coordination avec Gorilla.
- Total estimé : ~22h pour P1+P2+P3. Tout inclus dans le setup 6 200€.
Questions restantes
Points encore ouverts après les réponses d'Édouard du 1er avril.
En attente
- Accès admin WordPress : Édouard contacte Gorilla. Justification envoyée (GA4, meta desc, sitemap, vitesse)
- NDA : à signer avant de manipuler les données candidats
- Virement acompte : 1 860€ (facture FC-001)
À demander à Carole (resp. recrutement)
- Nombre de placements par mois en moyenne ?
- Taux de rétention candidats après 6 mois (chiffre précis) ?
- Quel % de clients revient pour un 2e mandat ?
- Process actuel de screening candidat (pour le formaliser dans Zoho Recruit) ?
À clarifier
- Henzõ Godinho sur LinkedIn : Édouard ne sait pas qui c'est. Vérifier et faire retirer si nécessaire
- Paris sur le site web : Édouard pensait que c'était déjà retiré. À vérifier et corriger
- Charlotte : confirmer si elle reste ou part (impact sur la formation et les accès Zoho)
- Comptabilité Airtable : sous-comptes bancaires par famille. Phase 2, mais comprendre la structure pour ne pas la casser pendant la migration
- Mailchimp → Zoho Campaigns : migration souhaitée ou garder Mailchimp ?
Canaux recommandés (mis à jour)
- 1. LinkedIn Édouard (personal branding, thought leadership, ciblage family offices). Antoine préfère rester en retrait
- 2. Newsletter enrichie : améliorer l'existante (candidats) + créer une version clients/partenaires
- 3. SEO candidats (mots-clés : "private chef Monaco", "nanny bilingue", "butler Côte d'Azur")
- 4. Plateformes spécialisées : optimiser la présence sur Indeed, Yacht Spot, Nanny Job
- 5. Google Ads (si budget supplémentaire, phase 2)
Document confidentiel - ANA.studio - Avril 2026